Dane pracownicze a systemy telemetryczne...

UWAGA: artykuł o tematyce "dane pracownicze" opracowany na podstawie wiedzy prawnej i praktyki wg stanu na dzień 12 grudnia 2017 r.

AKTUALIZACJA: zobacz nowe podejście UODO do danych pracowniczych w dokumencie "Dane osobowe - przewodnik dla pracodawców"

Dane pracownicze a ograniczenia kodeksu pracy

Kodeks pracy przewiduje szczególne – w stosunku do przepisów uodo – zasady przetwarzania danych osobowych pracownika. Art. 22 (1) kp określa zakres danych o pracowniku, jakie może przetwarzać pracodawca. Jednocześnie wskazuje on że zakres ten może zostać poszerzony w przypadku, gdy dopuszczają to inne przepisy prawa. Zgodnie z tym przepisem, pracodawca może przetwarzać podstawowe dane o pracowniku (np. imię i nazwisko, PESEL, przebieg zatrudnienia itp.).

Konserwatywne podejście do ochrony danych osobowych w kodeksie pracy

Restrykcyjna wykładnia art. 22 (1) kp prowadzi do bardzo daleko idących wniosków. Nakazuje przyjąć m.in, że w ramach stosunku pracy pracodawca nie może powoływać się na jakąkolwiek inną podstawę przetwarzania danych osobowych pracownika. W konsekwencji oznaczaloby to, że inne dane pracownicze nie mogą być przetwarzane przez pracodawcę.

Teoria a praktyka

Takie podejście jest nieakceptowalne dla praktyki obrotu. Pracodawca musi umieć przetwarzać różne dane pracownicze. Względy praktyczne nakazują jednak rozważać dopuszczalność przyjęcia innych niż przepis prawa podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych. W tym kontekście należy wziąć pod uwagę dwie możliwe przesłanki legalności takiego przetwarzania – tzn. zgodę podmiotu danych (pracownika) oraz uzasadniony interes pracodawcy. Każda z nich wymaga osobnej analizy w kontekście pojęcia dane pracownicze.

Dane pracownicze a zgoda pracownika na przetwarzanie danych osobowych

Dopuszczalność odbierania zgody przez pracodawcę od swojego pracownika jest aktualnie co do zasady kwestionowana, zarówno przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO), jak i w orzecznictwie (por. np. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 1 grudnia 2009, I OSK 249/09). Podobnie Grupa Robocza Art. 29 (obecnie Europejska Rada ochrony danych), wskazuje, że tylko w wyjątkowych okolicznościach zgoda może stanowić ważną podstawę prawną przetwarzania danych pracowniczych. Co do zasady pracodawca powinien polegać w takim wypadku na innej podstawie prawnej. Z powyższego względu za nieprawidłowe należy uznać odbieranie przez Spółkę zgody na przetwarzanie danych pracowniczych zawartej w treści Oświadczenia.

Wzór klauzuli zgody pracownika na przetwarzanie danych pracowniczych

W związku z rozpoczęciem stosowania RODO, procedowana jest aktualnie nowelizacji Kodeksu pracy. Nie można zatem wykluczyć wprowadzenia szczególnych regulacji również w powyższym zakresie i uznania przez prawodawcę zgody pracowniczej jako skutecznej podstawy przetwarzania danych.

Uzasadniony interes jako podstawa prawna na przetwarzanie danych pracowniczych

Drugą wartą rozważenia podstawą prawną przetwarzania danych stanowi uzasadniony interes pracodawcy (art. 23 ust. 1 pkt 5) ustawy o ochronie danych osobowych (art. 6 ust. 1 pkt f) RODO). Powołanie się na tę przesłankę jest możliwe, pod warunkiem, że:

W naszej ocenie istnieją argumenty za przyjęciem, że stosowanie systemu telemetrii w pojazdach powierzanych pracownikom dla celów służbowych w celu zapewnienia bezpieczeństwa powierzonego mienia oraz prawidłowej eksploatacji pojazdów stanowi uzasadniony interes pracodawcy. Uzasadniony interes mogący stanowić podstawę prawną przetwarzania przez pracodawcę danych  o pracowniku zabranych za pomocą przedmiotowej technologii o pracowniku.

Na czym polega uzasadniony interes pracodawcy?

Pracodawca jest co do zasady uprawniony do monitorowania sposobu wykorzystywania i bezpieczeństwa mienia przekazanego pracownikom (w szczególności w celu zabezpieczenia przed kradzieżą), a skutkująca tym ingerencja w prywatność pracowników nie powinna w naszej ocenie zostać uznana za nadmierną. Szczególnie istotne jest to w kontekście kontroli zgodności z RODO prowadzonej przez Urząd Ochrony Danych Osobowych.